/marlin/contract

ein SAP-integriertes Vertragsmanagement

Verträge sind nicht nur Dokumente - sie bestimmen die Prozesse im Unternehmen. Warum behandeln Sie Ihre Verträge dann nur wie Dokumente?

/marlin/contract ist ein Add-On für SAP und hilft Ihnen, das Potenzial Ihrer Verträge über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg im Zusammenspiel mit dem SAP-System zu nutzen. Dabei wird besonderen Wert auf die aus dem Objekt "Vertrag" und seinen Klauseln ableitbaren Aspekte (irreversible Zahlungen, externe Compliance-Regeln, ) gelegt, so dass z.B. die folgenden Fragen beantwortet werden können:

  • Welche Zahlungen können bis zu einem Stichtag nicht mehr beeinflusst werden, weil sie vertraglich festgelegt (irreversibel) sind?
  • Welche Pflichten entstehen aus einem Vertrag (z.B. SLA)? Werden diese von uns erfüllt?
  • Zu welchem Objekt (Anlagevermögen, Projekt, Personal, Geschäftspartner, etc.) existieren welche Verträge?
  • Welche Verträge werden wann verlängert? Welche laufen wann aus? Wer muss reagieren?

Funktionen, die das SAP selbst am besten löst (z.B. Definieren und Berücksichtigen von Skonti (FI-AR/AP), das Erstellen von Verträgen im SAP CML, die Verwaltung der einzelnen Attribute von Vertragsgegenständen in der Anlagenbuchhaltung (FI-AA), dem Personalmanagement (HCM) oder dem Projektsystem (PS)), bleiben im SAP-Standard und werden mit den Objekten des /marlin/contract verknüpft. D.h. jede Komponente kümmert sich um das, was sie am besten kann. Wie dies konkret aussieht, zeigt die nachfolgende Abbildung zum Vertragslebenszyklus und den Kernfunktionalitäten in diesem Ablauf.

Oder sprechen Sie uns direkt an, um über das Potential Ihrer Verträge zu sprechen: vertragsmanagement@marlinconsulting.de.

/marlin/contract - Vertragslebenszyklus und Einzelfunktionen

Vertrag als integriertes Objekt

Die meisten Verträge im Unternehmen besitzen einen Bezug zu einem Objekt im SAP-System. Dies kann z.B. der Vertragspartner als Debitor oder Kreditor sein, ein MM-Einkaufskontrakt als Vertragsgegenstand oder ein Anlagegut als Bezugsobjekt (z.B. für Kauf- oder Wartungsverträge). /marlin/contract verknüpft den im System abgelegten Vertrag mit diesen Standardobjekten, um eine möglichst hohe Integration (Adressfindung, Zahlungsbedingungen, etc.) mit den bereits vorhandenen Funktionalitäten sicher zu stellen. Sollen die Verträge im SAP hinterlegt werden, treten im Standard zwei Probleme auf:

  • Es existiert kein Objekt "Vertrag", zu dem strukturiert und verarbeitbar die Vertragsdaten hinterlegt werden könnten, oder
  • Es existiert ein modulspezifisches Vertragsobjekt (z.B. im Immobilienmanagement, dem MM, dem SRM), welches aber nur innerhalb des einen Moduls ausgewertet und genutzt werden kann.
/marlin/contract bietet deshalb ein zentrales Vertragsmanagement (abgrenzbar über SAP-Berechtigungen), welches alle vorhandenen und geplanten Verträge bündelt. Diese Verträge können (optional) in die einzelnen Module verteilt werden. D.h. ein Vertrag, der im MM als Kontrakt-Kontierungselement oder als Rechnungsplan genutzt werden soll, kann im /marlin/contract angelegt werden. Die Anlage im Modul MM erfolgt anschließend automatisch. Ebenso ist (insbesondere beim initialen Aufbau des Add-Ons) der Import bestehender Verträge aus dem MM möglich. Das MM gilt hierbei nur als Beispiel für verschiedene andere Vertragsimplementierungen in den diversen Modulen (z.B. RE-FX, SRM, HCM, etc.).

Es ist immer ein Absprung vom zentralen Vertragsmanagement in den konkreten Vertragsgegenstand hinein möglich. Zusätzlich können in den Modulen, in denen kein Vertragsobjekt existiert meist Informationsfelder für eine Rückwärtsverknüpfung hin zum Vertragsmanagement genutzt werden (z.B. Anlagenbuchhaltung, Projektsystem, etc.).

Vertrag als Arbeitsobjekt

Als Workflowobjekt im weiteren Sinne kann ein Vetrag in zwei Konstellationen auftreten. Zunächst im Sinne der klassischen Wiedervorlage, sei es mit Hilfe eines manuell gesetzten Datums, einem Bezug zur Laufzeit (z.B. "vier Wochen vor Ende der Grundlaufzeit") oder ereignisgesteuert (z.B. "bei Anlagenabgang" im Falle eines Wartungsvertrages). Der andere Fall ist die Berücksichtigung in z.B. komplexeren Freigabeworkflows, welche mit Hilfe des Organisationsmanagements (organisationszentrierte Freigabe) oder den Einstellungen des Vertragsmanagements (per Excel hochladbare Entscheidungstabellen - vertragszentrierte Freigabe) bzw. einer Kombination aus diesen beiden Systematiken erfolgen können.

Vertrag im Berichtswesen

Mit Hilfe des zentralen Vertragsmanagements behalten Sie den Überblick über Ihre Verträge. Strukturieren Sie diese Berichte z.B. nach juristischen Vertragstypen, Vertragsgegenständen, Geschäftspartnern oder beliebigen kundenindividuellen Kategorien. Einzelnen Organisationseinheiten können Sie über ein differenziertes Berechtigungskonzept Zugriff auf die Verträge gewähren.

Eine Besonderheit stellt die Finanzsicht in /marlin/contract dar. So können Sie über einen frei wählbaren Ausschnitt Ihrer Verträge (z.B. finanzierende Organisationseinheit, zu budgetierender Produktbereich, etc.) sehen, welche Zahlungen für einen Planungszeitraum aufgrund vertraglicher Vereinbarungen irreversibel (d.h. nicht vermeidbar - wie die Grundgebühr eines Handyvertrages bis zum nächsten Kündigungszeitpunkt) sind. Reversible (d.h. ab einem Zeitpunkt durch z.B. Kündigung) beeinflussbare Zahlungen können ebenfalls ausgewertet werden. Hierbei erhalten Sie stets auch einen Bezug zum Vertragsgegenstand, um die Auswirkungen der Reversion eines Vertrages analysieren zu können.

Vertrag als Dokument

Ein Vertrag ist nicht nur ein Dokument - aber selbstverständlich ist er auch ein Dokument. Deshalb können die Vertragsdokumente, Anhänge, etc. in /marlin/contract über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle entweder auf dem SAP Content Server oder in einem externen Archiv abgelegt werden. Persönliche Notizen zu einem Vertrag sind so ebenso möglich wie das Hinzufügen ergänzender Unterlagen oder die Suche im externen Archiv.

Vertrag als ausgelieferter Content

Sie müssen das Rad nicht immer neu erfinden. Für einzelne, wiederkehrende Vertragstypen werden ebenso kopierbare Muster ausgeliefert wie für bekannte Vertragsklauseln (z.B. "Kunden-Jahresboni nach Umsatz und Kundenkategorie"). Diese lassen sich durch die verwendete BRF+ Technologie einfach auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen - im einfachsten Fall durch das Hochladen einer neuen Entscheidungstabelle in Excel.

Vertrag als Technologie

Bei der Implementierung haben wir großen Wert auf technologische Innovation gelegt. Der Zugriff auf das zentrale Vertragsmanagement ist sowohl über die klassische SAP GUI, als auch über Webbrowser und mobile Endgeräte möglich. Wir empfehlen, diese Zurgiffsmöglichkeiten ggf. je nach Benutzergruppe (z.B. Administrator, Vertragspflege, Info-User) zu differenzieren. Besonders wichtig beim Umgang mit Verträgen ist der möglichst flexible Umgang mit Vertragsklauseln. Jede auftretende Konstellation separat zu implementieren würde zu einem unübersichtlichen Wirrwarr an Programmen und Sonderprogrammen führen. Wir haben deshalb zur Abbildung das SAP Business Rule Framework Plus (BRF+) genutzt. Dieses beinhaltet Entscheidungsbäume, -tabellen, etc. welche auch ohne Programmierkenntnisse erweitert und angepasst werden können - im einfachsten Fall durch das Hochladen von Exceltabellen bei neuen Entscheidungstabellen.

Wie fange ich an?

Think big - start small. Die erste Herausforderung beim Aufbau eines zentralen Vertragsmanagements ist der Aufbau des Repositories, d.h. des Vertragsbestandes. Hier sollten Sie mit einer abgrenzbaren organisatorischen Einheit unter Nutzung eingeschränkter technologischer Funktionen (z.B. zunächst kein mobiler Zugriff) beginnen. Anschließend empfehlen wir (je nach Umfang und Komplexität) der abzubildenden Verträge eine Matrix aus organisatorischem und funktionalem Roll-Out. Gerne können wir persönlich über diese Möglichkeiten sprechen: vertragsmanagement@marlinconsulting.de.

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